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Benötigt Ihr Unternehmen ein CRM-System?

Stellen Sie sich vor, Sie gewinnen mit weniger Aufwand mehr zahlende Kunden. Wie würden Sie Entscheidungen treffen, wenn Sie wüssten, welche Abschlüsse kurz bevorstehen? Und wie wäre es, den Tag mit dem Gefühl zu beenden, einen Deal erfolgreich abgeschlossen zu haben? Lesen Sie mehr über sieben Signale, die Ihnen helfen, den Nutzen eines CRM-Systems für Ihr Unternehmen einzuschätzen.

CRM und Teamzusammenarbeit
Ein gut koordiniertes Team, ein erfolgreicher Abschluss und die Freude über ein gemeinsames Ergebnis.

Die Anfrage wird am Freitag um vier Uhr eintreffen.

Eine Anfrage eines Neukunden erreicht das Firmenpostfach. Der Vertriebsmitarbeiter schreibt dem Kunden: „Wir senden Ihnen ein Angebot“ und erstellt es in einer Tabelle. Anschließend fährt er zu einem weiteren Geschäftstermin, dann in Urlaub und vergisst die Anfrage komplett. Zwei Wochen später erfährt der Manager, dass der Kunde sich für einen Mitbewerber entschieden hat, der schneller reagiert und die Anfrage bearbeitet hat.

So sieht ein Unternehmen aus, in dem der nächste Schritt im Umgang mit einem Kunden von den Fähigkeiten einer einzigen Person abhängt. Der Prozess ist im System schlichtweg nicht ausreichend unterstützt.

Viele glauben, der Bedarf an einem CRM-System in einem Unternehmen hänge von der Mitarbeiterzahl oder der Fluktuation ab. Das stimmt so nicht ganz. Entscheidender ist, ob Ihr Vertriebsteam zuverlässig mit Anfragen und Kundendaten arbeiten und strukturiert vorgehen kann. Ein Unternehmen mit fünf Mitarbeitern und klaren Prozessen ist hier besser aufgehoben als ein Unternehmen mit dreißig Mitarbeitern, in dem jeder Vertriebsmitarbeiter seinen eigenen Weg geht.

Wenn Ihnen diese Situation bekannt vorkommt, möchten wir Sie beruhigen: Es muss nicht unbedingt ein Versagen Ihrer Mitarbeiter sein. Es könnte ein Zeichen dafür sein, dass Ihr Unternehmen gewachsen ist und ein besseres Arbeitssystem benötigt.

Modellprozess: von der Nachfrage zum Ergebnis 5 miteinander verbundene Schritte
  1. Die Anfrage wird angenommen Automatische Registrierung
  2. Eigentümerzuweisung Klare Verantwortung
  3. Preisangebot Berechnung & Kontext
  4. Setzen Sie anschließend eine Frist. Kalenderaufgabe
  5. Ergebnis Auftragsbewertung
Geschäftsprozessprüfung

7 Anzeichen dafür, dass Ihr Unternehmen ein besseres System benötigt

Notieren Sie sich für jede der folgenden Situationen, wie Sie in Ihrem Team damit umgehen. Dies gibt Ihnen Aufschluss darüber, wo zugewiesene Verantwortlichkeiten, verfügbare Informationen oder Automatisierung die tägliche Arbeit erleichtern und das Unternehmen voranbringen können.

01Anfragen haben keinen Besitzer

Beispiel: Eine Anfrage von der Website erreicht eine gemeinsam genutzte E-Mail-Adresse, und alle gehen davon aus, dass sich jemand anderes darum kümmert.

Folge: Der Kunde wartet geduldig, bis der erste Mitarbeiter verfügbar ist und seine Anfrage bearbeitet.

So geht's: Jeder Anfrage wird ein zuständiger Verkäufer zugewiesen und eine Frist für die erste Antwort festgelegt.

02Die Nachbereitung wird vergessen

Beispiel: Nach dem Absenden des Angebots wird niemand den Kunden daran erinnern; der Vorgang hängt allein vom Gedächtnis des Händlers ab.

Folge: Gute Gelegenheiten verpuffen. Nicht etwa, weil der Kunde kein Interesse hatte, sondern weil sich niemand zurückgemeldet hat.

So geht's: Nach jedem Angebot wird eine Aufgabe mit dem Datum des nächsten Kontakts erstellt, die sowohl für den Verkäufer als auch für den Manager sichtbar ist.

03Die Informationen sind verstreut.

Beispiel: Der Kontakt ist auf dem Telefon gespeichert, die Vereinbarung in der E-Mail, das Angebot in der Tabellenkalkulation und die Besprechungsnotizen im Notizbuch.

Folge: Vor jedem Kundengespräch sucht man nach Belegen, weiß aber trotzdem nicht, ob man alles hat.

So geht's: Sie haben alle Ihre aktuellen Kundendaten an einem Ort, in einem System.

04Die Daten werden manuell transkribiert.

Beispiel: Die Daten aus dem Formular werden in die Tabelle kopiert, von der Tabelle in das Angebot und vom Angebot in die Rechnung.

Folge: Sie verschwenden Zeit und die Fehlerquote steigt: falscher Name, doppelter Eintrag, Tippfehler in der Ausweisnummer.

So geht's: Verbinden Sie Formulare, CRM-Systeme und andere Tools, damit Daten automatisch und sicher übertragen werden.

05Das Management hat keinen Einblick in den Status der Filialen.

Beispiel: Die Antwort auf die Frage „Wie viele offene Stellen haben wir und in welcher Phase befinden sie sich?“ erhalten Sie erst, nachdem wir Daten vom gesamten Team erhoben haben.

Folge: Planung, Prognosen und Prioritäten basieren auf Schätzungen.

So geht's: Identifizieren Sie einige klare Phasen des Geschäfts und lassen Sie das Team diese direkt im System aktualisieren.

06Kommunikation folgt nicht der Geschichte

Beispiel: Der Kunde erhält eine Frage, die er bereits einmal beantwortet hat, oder ein Angebot, das er bereits erhalten hat.

Folge: Sie wirken unprofessionell und der Kunde gewinnt den Eindruck, dass er Ihnen nicht wichtig ist. Es besteht die Gefahr, dass er abspringt.

So geht's: Vor jedem Kontakt öffnet das Team den Verlauf und setzt die Kommunikation genau dort fort, wo sie unterbrochen wurde.

07Der Weggang eines Kollegen bedeutet einen Verlust des Kontextes.

Beispiel: Der Händler verlässt seinen Betrieb oder ist für längere Zeit abwesend, und seine Kunden bleiben ohne Service, weil niemand sonst die richtigen Informationen hat.

Folge: Im Kontext gehen die Beziehung und manchmal auch der Kunde verloren.

So geht's: Die Kundenhistorie gehört dem Unternehmen. Der zuständige Mitarbeiter sollte über alle notwendigen Informationen verfügen, um den Kunden optimal betreuen zu können.

Was Sie vor der Auswahl eines CRM-Systems beachten sollten

Bei der Auswahl eines CRM-Tools sollten Sie mit vier Fragen beginnen, die bestimmen, was das CRM-System leisten soll und für wen.

Die Antworten auf diese Fragen erleichtern Ihnen den Einstieg in das CRM-Tool.

  1. Wer nimmt die Anfrage entgegen?

    Benennen Sie eine bestimmte Person, die die Anfrage entgegennimmt, ihren Inhalt prüft und dem Kunden die erste Antwort gibt.

  2. Welche Phasen durchläuft Ihr Unternehmen?

    Nennen Sie die einzelnen Schritte vom Erstkontakt bis zum Ergebnis. Zum Beispiel: Anfrage, Qualifizierung, Angebot, Verhandlung und Vertragsabschluss.

    Beginnen Sie mit einigen Phasen, die Ihr Team tatsächlich anwendet.

  3. Welche Daten benötigen Sie?

    Finden Sie Daten, die Ihrem Vertriebsteam helfen, zu verkaufen, Kunden zu betreuen und Entscheidungen zu treffen.

  4. Wer ist für den nächsten Schritt verantwortlich?

    Weisen Sie jedem Geschäftsvorfall eine verantwortliche Person, eine konkrete Aufgabe und eine Frist zu. So weiß Ihr Team, wen es kontaktieren muss und wie es mit dem Geschäft weiter vorgehen soll.

Die Antworten helfen Ihnen dabei, einzuschätzen, wie CRM die tägliche Arbeit Ihres Teams unterstützen sollte. Wenn Sie bereits ein CRM-System verwenden, vergleichen Sie dessen Konfiguration.
Mit diesen Anforderungen. Die Anpassung von Geschäftsprozessen, Datenstrukturen oder Arbeitsregeln kann die Benutzerfreundlichkeit einer bestehenden Lösung verbessern.

Bevor Sie sich für ein neues CRM-Tool entscheiden, erstellen Sie eine kurze Bedarfsanalyse: Geschäftsprozesse, benötigte Daten, Benutzerrollen und Anbindungen an andere Systeme. Die Übersicht der enthaltenen Funktionen kann Ihnen als Orientierung dienen. CRM-Implementierung und -Beratung.
Beginnen Sie mit der Erfassung des Ist-Zustands und der Festlegung von Prioritäten, auf deren Grundlage Sie dann geeignete Lösungen vergleichen können.

Wie man klein anfängt

Implementieren Sie Ihr CRM-System schrittweise. Beginnen Sie mit einem Prozess, den Ihr Team tatsächlich nutzt, und fügen Sie dann weitere Funktionen, Automatisierungen und Berichtsfunktionen hinzu. So sehen Sie bereits nach wenigen Wochen erste Ergebnisse.

„Ein CRM-System bedeutet nicht, ein CRM-Tool zu kaufen, sondern ein umfassendes System zu schaffen, das den Anforderungen Ihrer Geschäftsprozesse entspricht.“

– Spezifizierung des Systemmanagementprinzips für Labore

Möchten Sie Ihr CRM-Tool selbst auswählen?

Wir empfehlen folgende Strategie: Beginnen Sie mit einem CRM-Tool, das 80 % Ihrer Probleme in einem Bruchteil der Zeit und zu einem Bruchteil der Kosten löst. Sie können je nach Art und Größe Ihres Teams aus diesen bewährten CRM-Tools wählen:

Pipedrive — Ideal für die visuelle Steuerung von Geschäftsabläufen, Aktivitäten und einer klaren Prozesskette ohne unnötige Hindernisse.

Strähne — Für Teams, die direkt in der Gmail-Umgebung arbeiten. CRM direkt im Posteingang, ohne zwischen Fenstern wechseln zu müssen.

Schließen — Konzipiert für Teams mit hohem Telefonaufkommen, vielen E-Mail-Sequenzen und aktiver Kundenansprache.

Leute — Flexible Lösung für Netzwerkmanagement und Kombination mit transaktionalem E-Mail-Versand.

Brevo — Umfassende Lösung für Netzwerkmanagement und Kombination mit transaktionalem E-Mail-Versand.

Transparenz bei Partnerschaften: Unsere Empfehlungen basieren auf Ihren Geschäftsprozessen und Bedürfnissen. Wir vergleichen außerdem andere Plattformen auf dem Markt anhand derselben Kriterien. Links zu Pipedrive, Streak, Close und folk sind Affiliate-Links: Wenn Sie über diese Links ein kostenpflichtiges Abonnement abschließen, erhält Specify Labs möglicherweise eine Provision, ohne dass Ihnen dadurch zusätzliche Kosten entstehen.

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